Aplica hoy mismo los 10 medios más efectivos para hacer equipo, potenciando la comunicación interna. La información es la base de toda decisión y es por ello que la organización empresarial precisa tener acceso a toda la información disponible antes de tomar una estrategia adecuada.

Todos los agentes activos de la vida organizativa deben participar constructivamente en este proceso: trabajadores, clientes, proveedores, colaboradores, instituciones, etc., para lo cual es necesario fomentar la comunicación interna.

La comunicación interna

Esta, la comunicación interna permite las interrelaciones entre los componentes del grupo y la transmisión de información, con el objetivo de lograr el fin propuesto por la empresa, mejorar la cohesión y las relaciones entre sus miembros.

La función de comunicación interna surge en la organización como consecuencia de varios factores y se caracteriza por estar sistematizada, estructurada y diferenciada del resto de actos comunicativos de la empresa.

Generalmente la comunicación interna se clasifica en descendente, ascendente y horizontal:

• Descendente: su fin es comunicar a los niveles inferiores de la organización las órdenes o noticias que emanen de los niveles superiores (dirección, gerencia, etc.)
• Ascendente: su fin es obtener datos y noticias relativas a la moral laboral del personal, socios y colaboradores, sus aspiraciones, deseos y opiniones.
• Horizontal: su fin es promover el intercambio de datos e impresiones entre los miembros de un mismo nivel jerárquico, es decir, de su mismo grupo.

La comunicación descendente

La comunicación descendente es la más inmediata y la que todas las personas desean recibir.

Es la que permite que cada persona se sienta partícipe de los problemas que conciernen a la empresa, la oficina o el departamento y condiciona a las demás formas de información. Su propósito, como se expresó, consiste en difundir los mensajes (la información) de arriba-abajo, según el nivel jerárquico, con el fin de asegurar una buena comprensión de los objetivos de la organización y la marcha de la empresa en todos sus aspectos. De hecho, su objetivo principal es transmitir a los niveles inferiores de la organización instrucciones, datos, órdenes, sugerencias e informaciones de diversa índole que afectan a la labor realizada por éstos últimos.

Los medios de comunicación asociados suelen ser los soportes escritos:

1. Folletos o notas técnicas,
2. informes de reuniones,
3. boletines de difusión interna, etc.

La comunicación ascendente

Esta comunicación permite a los responsables de los distintos niveles tener un contacto estrecho con los niveles inferiores. De este modo se asegura el conocimiento de las actividades y resultados de los colaboradores. La comunicación ascendente supone establecer cierto clima de confianza que garantice su sinceridad.

Los medios de comunicación efectivos que se pueden establecer:

1. un buzón o dirección de correo exclusiva para hacer llegar sugerencias
2. un sistema de sondeo periódico en cuestiones diversas desde un nuevo producto a pretensiones de los trabajadores en cuanto a sistemas de trabajo
3. sistemas de incentivos en la empresa no económicos como servicio que den calidad de vida personal como servicios de guardería, u otros.

La comunicación horizontal

Este tipo de comunicación persigue relacionar los departamentos y a las personas entre sí con el fin de:

• Mejorar la integración de los departamentos funcionales.
• Coordinar la acción de los distintos departamentos operativos, evitando las repeticiones y fomentando la cooperación.
• Ayudar a cada individuo a situar su trabajo en función del de los demás y de la organización.

Los instrumentos de comunicación horizontal pueden ser:

1. reuniones,
2. grupos de estudio o comisiones que trabajan sobre temas específicos,
3. reuniones de intercambio,
4. seminarios de formación, etc.

De hecho, la información que se obtiene mediante esta vía influye decisivamente sobre el clima de comunicación existente en la empresa, y en consecuencia, sobre el éxito de la información ascendente y descendente que se transmite.

Dentro de la organización, la comunicación interna se considera un instrumento muy relacionado con varios aspectos de la gestión:

• Como instrumento de mejora de la eficiencia.
• Como transmisor de la cultura organizativa.
• Como herramienta activa en la resolución de los conflictos organizacionales.
• Como elemento integrante de las estrategias de calidad organizativa.

Para finalizar

Puede afirmarse que una organización que posea una buena comunicación interna equivale a decir que se trata de una organización que:

• Conoce la importancia de la comunicación para lograr un mejor funcionamiento de todas las áreas de la organización.
• Sabe atajar los conflictos que surgen en las organizaciones de una forma clara y en ningún caso traumática.
• Conoce cada una de las herramientas de la comunicación interna y las aplica según las circunstancias, sin dejar de lado ninguna de las formas de comunicación (descendente, ascendente y horizontal) y que pondera su uso según las necesidades de la organización.
• Es capaz de adaptar dichas herramientas a las características de la organización, innovando nuevas formas de aplicación, sin negar el uso de las nuevas tecnologías para la mejora de la comunicación entre los miembros de la organización.
• Es capaz de asignar recursos para la implantación y mejora de la comunicación interna, pues con ello logrará el éxito estratégico.

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Sobre el autor
Segundo López Linares coach empresarial y profesional especializado en estrategías y técncias de comunicación.

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